Lotes y vencimientos

Módulo requerido: inventory · Permisos: ver con products.view; administrar (vencimiento, bloqueo, reparto, baja) con products.edit; recibir con purchases.create / products.create
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¿Qué es?

Los medicamentos, las vacunas, los reactivos, la comida y la cosmética vienen con número de lote y fecha de vencimiento en la caja. Con el seguimiento por lote, el inventario deja de saber solo cuántas unidades hay: sabe de qué lote son y cuándo vencen, y al vender o consumir sale primero lo que vence antes.

Los celulares, computadoras y equipos llevan serial (IMEI, número de serie): es lo mismo, con la diferencia de que cada serial es una sola unidad.

Sin activarlo no cambia nada. El seguimiento se enciende producto por producto; una empresa que no lo usa no ve ni una pantalla nueva.

Activar el seguimiento en un producto

En la ficha del producto (Productos y Servicios → Editar), dentro de «Estado e inventario» y solo si controla inventario:

Seguimiento	Para qué
Ninguno	Lo de siempre: solo la cantidad.
Lote y vencimiento	Medicamentos, vacunas, reactivos, alimentos, cosmética. Al recibir se anota lote y vencimiento.
Serial (una unidad)	Celulares, computadoras, equipos. Cada unidad entra y sale con su número.

Lo que ya había en existencia al activarlo queda como «sin lote»: sigue vendiéndose (sale primero, es lo más viejo del estante) y se puede repartir después a lotes reales desde la página de lotes.

Recibir con lote

En la factura de compra (y en el ajuste de entrada), cada línea de un producto con seguimiento muestra dos campos bajo el nombre: Lote y Vence.

• Escribe el número tal como viene en la caja (se guarda en mayúsculas).
• Si el producto no trae número (un yogur, una crema), deja el lote vacío y pon solo la fecha: el sistema arma el lote con la fecha (V-2026-10-15) y todo lo que vence ese día cae en el mismo lote.
• Si escribes un número que ya existe, la fecha se rellena sola. Si la cambias, el sistema avisa: un mismo lote no puede tener dos vencimientos.
• Un producto por serial pide el serial y una línea por unidad: cada escaneo del producto agrega una línea, y Enter en el serial devuelve el foco al escáner para encadenar caja → serial → caja. Con «+ varios» (o el lápiz) puedes pegar o escanear varios seriales de una vez, uno por renglón, y cada uno nace en su propia línea. Un serial repetido en el documento, o que ya está en existencia, se rechaza.

La orden de compra no pide lote: no mueve mercancía. Se pide al recibir la factura.

Vender, consumir, trasladar

Cuando sale un producto con seguimiento, el sistema elige el lote solo (FEFO: first expired, first out): primero lo que está «sin lote», luego el lote que vence antes; los que no tienen fecha, al final. Nunca elige solo un lote vencido ni uno bloqueado. Si la cantidad no cabe en un lote, se reparte entre varios y el kardex muestra cada porción.

Vender por serial. En el punto de venta, escanea el IMEI o serial en el buscador de productos: la línea aparece con ese serial ya elegido y cantidad 1. Si agregas el producto por su código, el chip queda en ámbar «Serial: elegir» hasta que lo elijas en el selector (que abre con el buscador enfocado). Un celular nunca sale «en automático»: el cliente se lleva ese y no otro.

En el punto de venta, el consumo interno, la aplicación de tratamientos y la entrega de requisiciones, cada línea de un producto con seguimiento lleva un chip de lote bajo la descripción: dice qué lote va a salir (el sugerido, marcado «auto») y se toca para cambiarlo. El selector muestra «Automático» primero, y luego cada lote con su vencimiento y su disponible; los vencidos y bloqueados salen en gris. Si el lote que eliges no alcanza para la cantidad, ofrece «Usar N y dividir»: la línea se queda con lo que ese lote tiene y el resto pasa a una línea nueva en automático.

En los ajustes de salida y traslados el lote se elige con un selector en la línea. Un lote elegido a mano nunca queda en negativo: si pides más de lo que ese lote tiene en el almacén, la línea avisa y el sistema no deja guardar. Déjalo en automático para que se reparta entre varios lotes, o divide la línea.

¿Se entregó otra caja? En el kardex del producto, la salida de una venta o un ajuste tiene el enlace Corregir lote: eliges el lote del que salió en realidad, el real baja y el registrado recupera, sin tocar la factura ni el dinero. Queda en el kardex como «Reclasif. lote». La elección de lote en el punto de venta, el consumo interno y la entrega de requisiciones llega en la siguiente fase; mientras tanto, esas salidas van por FEFO.

Un lote vencido elegido a mano se bloquea o solo avisa, según la política de la empresa (Configuración → Empresa → Lotes y vencimientos). Ahí también se define con cuántos días de anticipación se avisa «por vencer» (90 por defecto).

Las devoluciones regresan al lote del que salió la venta, aunque entren a otro almacén. Las anulaciones devuelven cada porción a su lote.

La página de lotes

Inventario → Lotes y vencimientos (aparece en el hub en cuanto hay un producto con seguimiento). Lista los lotes con saldo, su vencimiento, cuánto queda en cada almacén y dos contadores: vencen en N días y vencidos.

Desde el menú de cada lote:

• Kardex del lote: solo sus movimientos.
• Editar vencimiento / notas: para corregir una fecha mal escrita. Queda en la bitácora.
• Bloquear: retiro del fabricante, cuarentena, cadena de frío rota. Un lote bloqueado no se vende ni se consume ni sale sugerido; solo se puede dar de baja o trasladar.
• Dar de baja: lo vencido o dañado sale como ajuste de salida con motivo «vencido» (contabiliza como merma). Se puede anular como cualquier ajuste.

Entrando desde un producto (la ficha del producto y el kardex tienen el enlace «Administrar»), aparece además la existencia sin lote por almacén con el botón Asignar: reparte esa cantidad a un lote existente o a uno nuevo. El saldo del producto no cambia, solo se reparte.

Dónde más se ve

• Existencias: la fila avisa «Vence dd/mm/aaaa» o «Vencido» y el filtro Por vencer deja solo esas.
• Kardex: columna «Lote», filtro por lote y panel con los lotes del producto.
• Ficha del producto: tabla de lotes con vencimiento y saldo.
• Ficha de la factura, la devolución, la compra, el ajuste y el consumo: el lote bajo cada línea que lo fijó.
• Impresión: en Configuración → Documentos de venta, cada formato tiene la casilla «Lote y vencimiento del producto»; con ella la factura imprime «Lote X · vence mm/aaaa» bajo la descripción. Devoluciones, ajustes y consumos lo imprimen siempre.

En la clínica

• Consulta → Procedimientos e insumos: un medicamento con seguimiento lleva el mismo chip de lote del punto de venta. Quien lo aplica elige de qué lote lo tomó (o lo deja en automático); elegir no descuenta nada. Al finalizar, la proforma copia el lote y caja lo ve ya elegido al cobrar: el kardex descarga ese lote y no otro.
• Tratamientos → Aplicar sesión: el lote con que se facturó el paquete llega prellenado al detalle clínico («Lote de la factura FAC-000123 · editable»).
• Vacunas: al registrar una dosis puedes marcar Descontar del inventario, elegir el producto (queda recordado para esa vacuna) y su lote; el número y el vencimiento se llenan solos y la dosis sale del almacén como consumo interno. Anular la vacuna devuelve la dosis. Una dosis de otro centro no toca el inventario.

Reportes y avisos

En Reportes → Inventario (aparecen en cuanto hay un producto con seguimiento):

• Existencias por lote: qué lote hay de cada producto, en qué almacén, cuándo vence y cuánto vale a costo promedio. La existencia que aún no está repartida sale como fila «Sin lote», así el total cuadra con Existencias. Filtros por vencidos, bloqueados o solo sin lote; cada lote abre su kardex.
• Próximos a vencer: lo que vence dentro del horizonte (por defecto, la ventana de aviso de la empresa) y lo ya vencido, con el dinero en riesgo. Se puede ver por lote o resumido por producto.
• Trazabilidad por lote: escribe el número de lote o el serial (o elige el producto y su lote) y verás su historia completa: la compra, cada factura con su cliente, los consumos con su sujeto, los traslados y las bajas, con el saldo que iba quedando. Es el reporte para un retiro del fabricante o para «¿a quién se vendió este IMEI?».

Cada mañana el sistema revisa los lotes con saldo y deja un aviso en la campanita a quien puede ver los productos: «Lotes: 1 vencido, 3 vencen en 90 días», con los primeros lotes en el cuerpo y enlace a la página de lotes. Cada lote se avisa una vez cuando entra en la ventana y otra cuando vence; no se repite a diario.

Trampas y detalles

• El lote es de la empresa; el saldo es por almacén. Un traslado mueve el lote de un almacén a otro.
• El costo sigue siendo promedio por producto y almacén: no hay costo por lote.
• «Sin lote» no es un lote: es lo que el producto tiene menos lo que está repartido. Puede quedar en negativo si una salida automática no encontró lote usable; se ve en la ficha del producto y se corrige repartiendo o ajustando.
• Un serial no puede estar en existencia dos veces ni en dos almacenes a la vez.
• La regla «cada unidad con su serial» la exige el punto de venta. El consumo interno, la entrega de requisición y la devolución toman el serial en automático (el más antiguo) si no eliges uno.
• Una devolución vuelve a los lotes de los que salió la venta: al lote fijado en la línea, o a los que el sistema tomó en automático, del último al primero.
• Si eliges lotes a mano y cambias de almacén en el punto de venta, las líneas vuelven a automático: los lotes eran del otro almacén.
• Dos líneas con el mismo lote se suman: si entre las dos piden más de lo que el lote tiene, el sistema lo rechaza aunque cada una por separado quepa.
• Un producto con existencia repartida en lotes no cambia de seguimiento hasta que esa existencia se reparte, se traslada o se da de baja.
• Una cotización que pasa a pedido no conserva el lote: el pedido reserva por producto y la factura que nace de él reparte por FEFO.
• En Lotes y vencimientos, con el estado «Todos», un serial vendido dice a quién y en qué factura se fue.