Punto de Venta (POS) — Guía rápida para cajeros

Módulo requerido: sales · Permiso: sales.create
Esta guía está pensada para capacitar a cajeros nuevos en el flujo diario de venta.

Antes de empezar el día

1. Verificar la sucursal activa

Asegúrate de que la barra superior muestre tu sucursal correcta.
Si no es la correcta, haz clic en el nombre de la sucursal y cámbiala.

2. Abrir turno de caja

Obligatorio antes de facturar

Sin turno abierto no puedes emitir facturas ni registrar cobros.

1. Ve a Ventas → Turnos → Abrir turno.
2. Selecciona tu caja (ej. "Caja 1").
3. Cuenta el efectivo del fondo e ingrésalo.
4. Haz clic en Abrir turno. Ya puedes facturar.

→ Detalle completo: Turnos de caja

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Flujo de venta estándar

Cliente llega
    ↓
Nueva factura → Buscar cliente
    ↓
Agregar productos (escanear o buscar)
    ↓
Revisar totales → Aplicar descuento si aplica
    ↓
Seleccionar forma de pago → Guardar
    ↓
Imprimir / Enviar comprobante al cliente

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Paso a paso: crear una factura

1. Abrir el formulario

• Ventas → Facturas → Nueva factura, o
• Atajo directo si el administrador lo configuró en la pantalla de inicio.

2. Seleccionar el cliente

Escribe el nombre, cédula/RUC o teléfono del cliente en el campo Cliente.

Situación	Qué hacer
Cliente conocido	Selecciónalo de la lista.
Cliente nuevo	Haz clic en + Nuevo cliente, completa nombre y cédula, guarda.
Venta de mostrador sin nombre	Selecciona el cliente Consumidor Final (predefinido).

3. Agregar productos

Con escáner de código de barras:

1. Haz clic en el campo de búsqueda de productos (o se activa automáticamente).
2. Escanea el código. El producto se agrega con cantidad 1.
3. Vuelve a escanear el mismo producto para sumar una unidad más.

Sin escáner (búsqueda por nombre):

1. Escribe las primeras letras del nombre en el campo de búsqueda.
2. Selecciona el producto de la lista desplegable.
3. Se agrega con cantidad 1.

Editar una línea ya agregada:

1. Cambia cantidad o descuento directamente en la fila, o haz clic en el botón de lápiz de la columna de acciones para abrir el modal completo.
2. En el modal puedes modificar cantidad, precio (con permiso) o descuento por línea.
3. Usa el campo Descripción adicional para especificar detalles (talla, color, n.° de serie).
4. Guarda los cambios de la línea.

Badge de stock

Cada producto muestra su stock disponible en el almacén activo.
Si el badge está en rojo, el stock está bajo o agotado. Consulta al encargado de bodega.

Eliminar un producto de la factura: Haz clic en el ícono 🗑 de la fila.

4. Aplicar descuento o cupón (opcional)

• Descuento por línea: edita la línea y ajusta el campo Descuento.
• Cupón de descuento: ingresa el código en el campo Cupón al pie del formulario.
• Gift Card: selecciona Gift Card como forma de pago e ingresa el código.

5. Verificar los totales

Antes de cobrar, revisa al pie del formulario:

Campo	Qué verifica
Subtotal	Suma de líneas antes de impuesto.
ITBMS	Impuesto desglosado por tasa.
Total	Lo que debe pagar el cliente.

6. Seleccionar forma de pago y guardar

1. En la sección Formas de pago, selecciona el medio:
   • Efectivo → ingresa el monto recibido; el sistema calcula el vuelto (el cobro se registra por el neto, así el arqueo cuadra).
   • Tarjeta → ingresa el monto. No se necesita número de tarjeta.
   • Varios medios → haz clic en + Agregar forma de pago para dividir el pago.
2. Haz clic en Guardar factura o Guardar e imprimir.

La factura se crea y se envía a la DGI (FEL) automáticamente.

7. Entregar comprobante al cliente

Desde la pantalla de confirmación (o desde el detalle de la factura):

Acción	Cómo
Ticket térmico (80 mm)	Botón Imprimir ticket (requiere impresora configurada).
PDF (A4)	Botón Ver PDF → imprimir desde el navegador.
WhatsApp	Botón Enviar por WhatsApp → va al teléfono del cliente.
Correo	Botón Enviar por correo → va al email del cliente.

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Situaciones especiales

Factura a crédito

Si el cliente tiene crédito aprobado:

1. Selecciona Crédito como forma de pago.
2. El sistema verifica si está dentro del límite de crédito.
3. Guarda. La factura queda pendiente de cobro.

→ El cobro se registra después: Cobros

El cliente tiene una cotización o pedido previo

• Cotización: ve a Ventas → Cotizaciones, abre la COT y haz clic en Convertir a factura.
• Pedido: ve a Ventas → Pedidos, abre el PED y haz clic en Facturar pedido.

No necesitas crear una factura nueva; el sistema copia todos los datos.

El cliente quiere devolver un producto

→ Devoluciones
Necesitas el número de la factura original.

Error al guardar: "Sin turno activo"

El turno se cerró o nunca se abrió. Ve a Ventas → Turnos → Abrir turno y vuelve a intentarlo.

Error al guardar: "Stock insuficiente"

El producto no tiene existencias en el almacén activo y la empresa tiene activado el bloqueo de venta sin stock. Opciones:

• Verificar en otro almacén o sucursal.
• Hacer un ajuste de inventario si hay mercancía no registrada.
• Consultar al encargado de bodega.

El sistema pide autorización por el descuento

Excediste el tope de descuento de tu rol. Llama a un supervisor para que apruebe en tu pantalla, o espera la aprobación remota desde Ventas → Autorizaciones. → Control de precios y descuentos

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Al final del día: cerrar el turno

1. Ve a Ventas → Turnos → selecciona el turno activo.
2. Haz clic en Cerrar turno.
3. Realiza el arqueo: cuenta el efectivo físico y llena los campos de billetes/monedas.
4. Revisa la diferencia (sobrante/faltante). Si hay diferencia significativa, anótala.
5. Confirma el cierre.

→ Detalle del arqueo: Turnos de caja → Cerrar un turno

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Preguntas rápidas del cajero

¿Olvidé seleccionar la forma de pago correcta. ¿Puedo editar?
No. Las facturas son inmutables. Si el error afecta el cobro, anula la factura y vuelve a crearla. Si solo fue un error de registro interno, anota en el arqueo del turno.

¿El cliente dice que la factura está duplicada?
Verifica en Ventas → Facturas buscando por cliente y fecha. Si existe duplicado, anula la factura incorrecta inmediatamente.

¿Qué hago si la impresora no responde?
Verifica que QZ Tray esté activo en la computadora (ícono en la bandeja del sistema). → Impresión térmica

¿Puedo facturar desde el celular?
Sí. Sonata es responsivo. Abre el navegador en tu celular, inicia sesión y el flujo es el mismo. El escáner de cámara puede usarse como lector de código de barras en dispositivos móviles.