Cotizaciones

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¿Qué es?

Una cotización (COT) es una propuesta comercial formal enviada al cliente antes de confirmar la venta. No afecta el inventario ni genera asiento contable; solo reserva la intención de compra.

Cuando el cliente aprueba la cotización, se convierte directamente en Factura (FAC) o en Pedido (PED) para recibir abonos antes de facturar.

Flujo recomendado

Para ventas B2B o proyectos con aprobación previa:
COT → aprobación del cliente → FAC (o PED → FAC)

Para ventas directas al mostrador no es necesaria la cotización.

Antes de empezar

• El cliente debe existir en el catálogo (o puedes crearlo desde el formulario).
• Los productos deben estar en el catálogo con precio configurado.

Crear una cotización

1. Ve a Ventas → Cotizaciones y haz clic en Nueva cotización.
2. Completa el encabezado (ver campos más abajo).
3. Agrega los productos igual que en una factura: busca por nombre, código o código de barras; ajusta cantidad, precio y descuento por línea.
4. Opcionalmente agrega un descuento global al pie del formulario.
5. Haz clic en Guardar cotización.

El sistema asigna el número correlativo (ej. COT-0001) y la cotización queda en estado Borrador.

Campos del encabezado

Campo	Obligatorio	Descripción
Cliente	✅	Busca por nombre, RUC o código.
Fecha	✅	Fecha de la cotización (por defecto hoy).
Válida hasta	—	Fecha de vigencia de la propuesta. El estado Vigente/Vencida se deriva de esta fecha en ambos sentidos: si venció pasa a Vencida, y si extiendes la fecha vuelve a Vigente.
Sucursal / Almacén	✅	Se completa con la sucursal activa.
Vendedor	—	Usuario vendedor responsable.
Lista de precios	—	Igual que en facturas: selecciona la lista para usar precios alternativos.
Condiciones	—	Texto libre (plazo de entrega, condiciones especiales, notas). Aparece en el PDF.
Descuento global	—	Descuento adicional sobre el subtotal de todas las líneas.

Empresas con módulo clínico

El formulario muestra la tarjeta Aseguradora junto al cliente: si el paciente tiene póliza, la cotización calcula copago y cobertura igual que una factura, y esa información se conserva al convertirla. → Aseguradoras y seguros médicos

Enviar al cliente

Desde el detalle de la cotización (COT-XXXX):

• Ver PDF → abre el PDF en el navegador para imprimir o guardar.
• Enviar por WhatsApp → envía el PDF al teléfono del cliente (requiere WhatsApp configurado).
• Enviar por correo → envía el PDF al email del cliente.

INFO

El envío marca la cotización como Enviada automáticamente.

Convertir a factura o pedido

Una vez el cliente aprueba la propuesta:

Desde el detalle de la cotización:

• Convertir a factura → genera una FAC con todos los datos de la COT. El stock se descuenta en ese momento. (Requiere el permiso quotations.convert.)
• Convertir a pedido → genera un PED para reservar stock y recibir abonos. Útil cuando el cliente paga en cuotas o la entrega toma varios días.

Importante

No puedes convertir una cotización Vencida o Anulada. Si venció, edítala y extiende la fecha de vigencia: volverá a estado Vigente y podrás convertirla.

Estados

Estado	Descripción
Vigente	Cotización activa dentro de su fecha de validez.
Vencida	Pasó la fecha de validez sin convertirse. Se deriva automáticamente de la fecha (extenderla la revive).
Convertida	Ya generó una factura o pedido; queda vinculada al documento resultante.
Anulada	Cancelada manualmente. Requiere motivo.

El listado abre por defecto mostrando las Vigentes; usa el filtro de estado para ver vencidas o anuladas.

Preguntas frecuentes

¿Una cotización descuenta stock?
No. El stock no se mueve hasta convertir a FAC (descuento definitivo) o PED (reserva/compromiso).

¿Puedo editar una cotización ya enviada?
Sí, mientras no esté Convertida ni Anulada. Recuerda reenviar el PDF al cliente si cambiaste algo.

¿Se puede aplicar un cupón de descuento a una cotización?
No. Los cupones aplican solo al momento de facturar (FAC).

¿Los precios de la cotización quedan fijos si convierto más tarde?
Los precios de las líneas se toman de la cotización al momento de convertir, no del catálogo. Si el precio cambió en el catálogo, la factura usará el precio que había en la cotización.