Apariencia
Gastos
Módulo requerido:
expenses
→ Módulos y permisos
¿Qué es?
El módulo de Gastos registra egresos operativos que no corresponden a compras de inventario: servicios públicos, alquileres, papelería, combustible, viáticos, honorarios, etc.
Cada gasto se categoriza, puede tener comprobante adjunto y genera el asiento contable automático correspondiente.
Gastos vs. Facturas de compra
- Factura de compra (FCP) → para mercancía que entra al inventario.
- Gasto → para servicios, suministros o egresos que no generan inventario físico.
Crear un gasto
- Ve a Compras → Gastos → Nuevo gasto.
- Completa el formulario:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Categoría | Tipo de gasto (Alquiler, Servicios, Combustible, etc.). Configurable en Categorías de gastos. |
| Proveedor / Beneficiario | A quién se le paga (puede ser un proveedor del catálogo o un nombre libre). |
| Descripción | Detalle del gasto. |
| Fecha | Fecha del gasto (la del comprobante, no necesariamente hoy). |
| Monto | Monto total del gasto. |
| ITBMS incluido | Si el comprobante incluye ITBMS, márcalo para separar el crédito fiscal. |
| Forma de pago | Cómo se pagó: efectivo, cheque, tarjeta corporativa, transferencia. |
| N.° de referencia | Número del cheque, transferencia o factura del proveedor. |
| Adjunto | Sube la foto o PDF del comprobante (factura, recibo). |
- Guarda.
Comprobante adjunto
Adjunta siempre el comprobante del gasto para respaldo de auditoría:
- En el formulario del gasto, haz clic en Adjuntar comprobante.
- Selecciona el archivo (foto del recibo, PDF de la factura).
- Guarda.
El comprobante queda vinculado al gasto y accesible desde el detalle.
Buenas prácticas
Sube el comprobante al momento de registrar el gasto, antes de que el papel se pierda o deteriore. La foto del recibo con tu teléfono es suficiente.
Categorías de gastos
Las categorías organizan los gastos para los reportes de estado de resultados y para el análisis de costos. Se configuran en Compras → Gastos → Categorías.
Categorías sugeridas:
| Categoría | Ejemplos |
|---|---|
| Alquiler y arrendamiento | Alquiler de local, bodega, equipo. |
| Servicios públicos | Electricidad, agua, internet, teléfono. |
| Combustible y transporte | Gasolina, peajes, uber corporativo. |
| Publicidad y marketing | Redes sociales, imprenta, volantes. |
| Honorarios profesionales | Contador, abogado, consultor. |
| Suministros de oficina | Papelería, tóner, útiles. |
| Mantenimiento y reparaciones | Servicio técnico de equipos. |
| Viáticos y representación | Viajes, comidas de trabajo. |
Flujo de aprobación
Los gastos pueden pasar por un flujo de revisión antes de quedar firmes:
| Acción | Quién | Efecto |
|---|---|---|
| Aprobar | Usuario con permiso | El gasto queda confirmado y contabilizado. |
| Rechazar | Usuario con permiso | El gasto queda marcado como rechazado (no afecta contabilidad). |
| Anular | Usuario con permiso | Revierte un gasto ya registrado, con motivo. |
Exportar gastos
El listado de gastos puede exportarse a Excel (botón Exportar) con los filtros activos, y cada gasto individual tiene su PDF.
Preguntas frecuentes
¿Los gastos afectan el inventario?
No. Los gastos son solo registros financieros/contables. No generan ningún movimiento de stock.
¿Puedo asignar un gasto a una sucursal específica?
Sí. Al crear el gasto, selecciona la sucursal correspondiente. Permite analizar los costos por ubicación.
¿Los gastos aparecen en el Estado de Resultados?
Sí. Cada gasto genera el asiento contable de egreso y afecta los gastos operativos del período en el Estado de Resultados. → Estado de Resultados
¿Puedo importar gastos en masa?
No directamente desde el módulo de importación. Se ingresan individualmente para garantizar que cada gasto tenga su categoría y comprobante correctos.