Términos de Servicio

1. Definiciones

Para los efectos de estos Términos de Servicio, los siguientes términos tendrán el significado que se indica a continuación:

• "SONATA" / "la Empresa" / "nosotros": Se refiere a la empresa propietaria y operadora de la plataforma SONATA ERP, con domicilio en la República de Panamá.
• "Servicio" / "Plataforma": El sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) ofrecido bajo la modalidad Software como Servicio (SaaS) accesible a través de internet en los dominios operados por SONATA.
• "Cliente" / "Suscriptor": La persona jurídica o natural que celebra un contrato de suscripción con SONATA para utilizar la Plataforma.
• "Usuario": Cualquier persona física que accede a la Plataforma mediante las credenciales otorgadas por el Cliente.
• "Datos del Cliente": Toda información, datos, textos, archivos, transacciones o cualquier otro contenido ingresado, subido o generado por el Cliente o sus Usuarios dentro de la Plataforma.
• "Plan": La suscripción contratada por el Cliente, con la capacidad (turnos simultáneos) y el precio que constan en la página de precios vigente o, cuando corresponda, en la cotización o propuesta aceptada por el Cliente.
• "Turno": Una persona trabajando en la Plataforma en un momento dado —un profesional atendiendo, una recepción o caja cobrando, o personal de enfermería o asistencia—, medida por los turnos de atención y de caja abiertos a la vez.
• "Ciclo de Facturación": El período mensual o anual por el cual se cobra la suscripción, según lo seleccione el Cliente.

2. Aceptación de los Términos

Al crear una cuenta, acceder o utilizar la Plataforma, el Cliente y cada Usuario declaran haber leído, comprendido y aceptado estos Términos de Servicio, así como la Política de Privacidad y el Acuerdo de Procesamiento de Datos, los cuales se incorporan por referencia a este documento.

Si el Cliente actúa en representación de una persona jurídica, declara tener las facultades necesarias para obligar a dicha entidad. Si no cuenta con dichas facultades, no debe aceptar estos términos ni utilizar el Servicio.

Estos Términos constituyen el acuerdo completo entre las partes con respecto al Servicio y reemplazan cualquier acuerdo previo, oral o escrito, sobre el mismo objeto.

3. El Servicio

3.1 Descripción general

SONATA es una plataforma ERP en la nube diseñada para empresas de la República de Panamá. El Servicio incluye los módulos de ventas y facturación electrónica DGI, inventario con kardex, compras y cuentas por pagar, caja y turnos POS, agenda y citas, gestión de colas, marketing y cupones, contabilidad, reportes e impresión térmica.

Para los Clientes que son prestadores de servicios de salud, el Servicio incluye además los módulos clínicos: expediente clínico electrónico, consulta por especialidad, triaje y signos vitales, laboratorio, vacunación, odontograma, valoraciones de fisioterapia, documentos clínicos con verificación pública y facturación a aseguradoras. El tratamiento de los datos de salud que estos módulos permiten registrar se rige por el Acuerdo de Procesamiento de Datos.

3.2 Integración con la DGI

SONATA gestiona la comunicación con el sistema de Facturación Electrónica (FEL) de la Dirección General de Ingresos (DGI) de la República de Panamá. El Cliente es el contribuyente responsable ante la DGI y debe asegurarse de que los datos ingresados en la Plataforma sean correctos y cumplan con la normativa fiscal vigente. SONATA actúa como facilitador técnico y no asume responsabilidad por errores derivados de información incorrecta suministrada por el Cliente.

3.3 Actualizaciones

SONATA puede agregar, modificar o eliminar funcionalidades de la Plataforma en cualquier momento. Las actualizaciones que añadan funcionalidades significativas serán comunicadas con al menos 15 días de anticipación. Las actualizaciones de seguridad o correcciones de errores pueden implementarse sin previo aviso.

3.4 Límites del Plan

El Plan contratado se define por la cantidad de Turnos simultáneos: cuántas personas pueden estar atendiendo o cobrando al mismo tiempo en la Plataforma. Las personas que trabajan en horarios distintos no suman Turnos entre sí. Cuando corresponda, el Plan define también la cantidad de sucursales o de empresas incluidas.

Los usuarios registrados no tienen límite en ningún Plan: el Cliente puede dar de alta a todo su equipo sin costo por persona. Los módulos del Servicio están incluidos en todos los Planes, sin cobro por módulo, salvo aquellos que requieran una integración o licencia de un tercero.

Si el uso del Cliente supera los Turnos contratados, SONATA notificará al Cliente y podrá requerir que agregue Turnos adicionales a su Plan. SONATA se reserva el derecho de limitar la apertura de turnos que excedan la capacidad contratada.

4. Cuentas de Usuario

4.1 Registro

Para utilizar el Servicio, el Cliente debe registrar una cuenta proporcionando información verdadera, precisa, actualizada y completa. El Cliente se compromete a mantener actualizada dicha información durante toda la vigencia de la suscripción.

4.2 Seguridad de la cuenta

El Cliente es responsable de mantener la confidencialidad de las credenciales de acceso de todos sus Usuarios y de todas las actividades que ocurran bajo dichas credenciales. El Cliente debe:

• Utilizar contraseñas seguras de al menos 8 caracteres con combinación de letras, números y símbolos.
• No compartir credenciales entre Usuarios.
• Notificar a SONATA de inmediato ante cualquier uso no autorizado de su cuenta a través de [email protected].
• Asegurarse de cerrar sesión al finalizar cada uso desde dispositivos compartidos.

SONATA no será responsable de pérdidas derivadas del uso no autorizado de las credenciales del Cliente, salvo que dicho uso sea atribuible directamente a un fallo de seguridad en la Plataforma.

4.3 Administrador de cuenta

El Cliente designará un usuario administrador con acceso completo a la configuración de la cuenta, gestión de usuarios, facturación y datos. El administrador tiene la responsabilidad de gestionar los permisos de los demás Usuarios dentro de la Plataforma.

5. Planes y Pagos

5.1 Precios

Los precios de referencia de los Planes están publicados en la página de precios de SONATA y se expresan en dólares estadounidenses (USD), que es la moneda de curso legal en la República de Panamá. Los Turnos adicionales y los planes personalizados se cotizan según la operación del Cliente; el precio aplicable a cada Cliente es el que consta en su suscripción o en la cotización o propuesta que haya aceptado.

Los precios no incluyen el Impuesto de Transferencia de Bienes Corporales Muebles y la Prestación de Servicios (ITBMS), el cual será aplicado conforme a la legislación fiscal panameña vigente.

5.2 Facturación

El Servicio se factura por adelantado al inicio de cada Ciclo de Facturación (mensual o anual). En el Ciclo de Facturación anual se cobran diez (10) meses por los doce del período. SONATA emitirá la factura electrónica correspondiente en cumplimiento con la normativa DGI. El pago se realiza mediante los métodos habilitados en la Plataforma (tarjeta de crédito/débito, transferencia bancaria u otros medios disponibles).

5.3 Cambios de Plan

El Cliente puede ampliar su Plan en cualquier momento, por ejemplo agregando Turnos o pasando del plan de profesional independiente al de clínicas, sin migrar sus datos. La diferencia de precio se prorrateará y cargará al momento del cambio. La reducción de Plan aplicará al inicio del siguiente Ciclo de Facturación.

5.4 Ajustes de precio

SONATA puede modificar los precios publicados en cualquier momento; el cambio aplica de inmediato a las nuevas contrataciones. Para los Clientes con suscripción vigente, cualquier aumento se notificará al administrador de cuenta por correo electrónico con al menos 30 días de anticipación y aplicará a partir del siguiente Ciclo de Facturación posterior a ese plazo. Un Ciclo de Facturación ya pagado, mensual o anual, conserva el precio con el que se pagó.

Si el Cliente no acepta el nuevo precio, puede cancelar su suscripción antes de que entre en vigor, sin penalización.

5.5 Impago

Si el pago no es procesado en la fecha de vencimiento, SONATA enviará una notificación al Cliente. Tras 7 días calendario sin pago, el acceso al Servicio podrá suspenderse. Tras 30 días calendario sin pago, SONATA podrá dar por terminado el contrato y proceder conforme a la cláusula de terminación.

6. Cancelación y Reembolsos

6.1 Cancelación por el Cliente

El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde el panel de administración de su cuenta o contactando a soporte. La cancelación tendrá efecto al final del Ciclo de Facturación en curso; el Cliente mantendrá acceso al Servicio hasta esa fecha.

6.2 Política de reembolsos

Los pagos realizados no son reembolsables, salvo en los siguientes casos excepcionales:

• Cobro duplicado por error técnico de SONATA.
• Interrupción del Servicio que exceda el tiempo establecido en la garantía de disponibilidad (véase cláusula 10), sin que SONATA haya podido remediarla.
• Cancelación dentro de los primeros 7 días naturales desde la contratación inicial ("período de prueba"), siempre que el Cliente no haya emitido facturas electrónicas a través de la Plataforma.

Las solicitudes de reembolso deben presentarse por escrito a [email protected] dentro de los 15 días siguientes al evento que las motiva.

6.3 Planes personalizados y propuestas corporativas

Las condiciones de cancelación y reembolso de los planes personalizados y de las propuestas corporativas se rigen por el contrato individual suscrito entre las partes, el cual puede contener condiciones particulares distintas a las indicadas en esta cláusula.

7. Uso Aceptable

7.1 Usos permitidos

El Servicio está licenciado únicamente para uso comercial legítimo relacionado con la gestión operativa y administrativa de la empresa del Cliente, conforme a la legislación panameña.

7.2 Usos prohibidos

El Cliente y sus Usuarios se comprometen a no utilizar la Plataforma para:

• Emitir facturas electrónicas con información falsa, alterada o fraudulenta ante la DGI.
• Realizar actividades ilegales, incluyendo lavado de dinero, evasión fiscal o cualquier acto contrario a las leyes de la República de Panamá.
• Distribuir malware, virus o cualquier código malicioso a través de la Plataforma.
• Intentar acceder sin autorización a sistemas, servidores o cuentas de otros Clientes.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o intentar obtener el código fuente de la Plataforma.
• Revender, sublicenciar o transferir el acceso al Servicio a terceros sin autorización escrita de SONATA.
• Generar carga desproporcionada en la infraestructura técnica de SONATA (scraping masivo, ataques automatizados, etc.).
• Usar el Servicio en nombre de un negocio que no sea el registrado como Cliente sin autorización expresa.

El incumplimiento de esta cláusula faculta a SONATA para suspender o cancelar la cuenta del Cliente de forma inmediata, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

8. Propiedad Intelectual

8.1 Propiedad de SONATA

La Plataforma, incluyendo su código fuente, diseño, interfaces, algoritmos, documentación, marcas, logotipos y demás elementos, es propiedad exclusiva de SONATA y está protegida por las leyes de propiedad intelectual de la República de Panamá y los tratados internacionales aplicables. Estos Términos no otorgan al Cliente ningún derecho de propiedad sobre la Plataforma.

8.2 Licencia de uso

Sujeto al cumplimiento de estos Términos y al pago oportuno de la suscripción, SONATA otorga al Cliente una licencia limitada, no exclusiva, no transferible, revocable, para acceder y utilizar la Plataforma durante la vigencia de la suscripción, únicamente para los fines comerciales propios del Cliente.

8.3 Datos del Cliente

El Cliente retiene todos los derechos sobre los Datos del Cliente. Al utilizar el Servicio, el Cliente otorga a SONATA una licencia limitada para almacenar, procesar y utilizar los Datos del Cliente exclusivamente para la prestación del Servicio contratado, conforme a la Política de Privacidad.

8.4 Retroalimentación

Si el Cliente proporciona sugerencias, comentarios o ideas sobre el Servicio, SONATA podrá utilizarlos sin restricción ni obligación de compensación, sin que ello implique reconocimiento de autoría ni derechos sobre dichas ideas.

9. Confidencialidad

Cada parte se compromete a mantener la confidencialidad de la información no pública que reciba de la otra parte en el contexto de la prestación del Servicio ("Información Confidencial"), y a no divulgarla a terceros sin consentimiento previo y por escrito de la parte divulgadora, salvo que:

• Sea requerida por ley, regulación o resolución judicial o administrativa.
• Sea necesaria para la prestación del Servicio, en cuyo caso se divulgará únicamente al personal o subprocesadores que la requieran estrictamente.
• Sea información que ya fuera pública por causas no imputables a la parte receptora.

Las obligaciones de confidencialidad sobrevivirán a la terminación de estos Términos por un período de 3 años.

10. Disponibilidad del Servicio

10.1 Compromiso de disponibilidad

SONATA se compromete a mantener una disponibilidad del Servicio del 99.5% mensual ("SLA"), excluyendo los períodos de mantenimiento programado. Este compromiso aplica plenamente a los contratos individuales que lo incluyan expresamente; para los demás Planes es un objetivo de mejor esfuerzo sin garantía contractual de crédito.

10.2 Mantenimiento programado

SONATA realizará labores de mantenimiento preferentemente en horario de baja demanda (domingos entre 1:00 AM y 5:00 AM, hora de Panamá). Se notificará con al menos 48 horas de anticipación salvo emergencias de seguridad.

10.3 Créditos por interrupción

En caso de incumplimiento del SLA en un contrato individual que lo incluya, el Cliente podrá solicitar un crédito equivalente al valor prorrateado de los días de interrupción. Dicho crédito se aplicará en el siguiente Ciclo de Facturación y es el único remedio disponible por incumplimiento del SLA.

11. Limitación de Responsabilidad

11.1 Exclusión de garantías

El Servicio se presta "tal como está" y "según disponibilidad". SONATA no garantiza que el Servicio sea ininterrumpido, libre de errores, ni que cumpla con requisitos específicos del Cliente más allá de lo expresamente contratado.

11.2 Límite de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley panameña, la responsabilidad total acumulada de SONATA frente al Cliente por cualquier reclamación derivada de estos Términos o del uso del Servicio no excederá el monto total pagado por el Cliente durante los 12 meses anteriores al evento que generó la reclamación.

11.3 Exclusión de daños indirectos

SONATA no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, punitivos o consecuentes, incluyendo pérdida de beneficios, pérdida de datos, pérdida de goodwill, interrupción del negocio o cualquier daño intangible, aun cuando se hubiera advertido de la posibilidad de tales daños.

11.4 Responsabilidad del Cliente

El Cliente es el único responsable de la veracidad de los datos ingresados en la Plataforma, incluyendo la información fiscal reportada a la DGI. SONATA no asume responsabilidad por sanciones, multas o requerimientos de la DGI u otras autoridades derivados de datos incorrectos proporcionados por el Cliente.

12. Terminación

12.1 Por el Cliente

El Cliente puede terminar la suscripción en cualquier momento conforme a la cláusula 6.1.

12.2 Por SONATA

SONATA puede terminar o suspender el acceso del Cliente al Servicio de forma inmediata, con notificación, en los siguientes casos:

• Incumplimiento de estos Términos, especialmente de los usos prohibidos.
• Impago persistente conforme a la cláusula 5.5.
• Actividad fraudulenta o ilegal verificada.
• Requerimiento de autoridad judicial o administrativa competente.

12.3 Efectos de la terminación

Tras la terminación, el acceso del Cliente y sus Usuarios a la Plataforma cesará. SONATA conservará los Datos del Cliente durante 90 días adicionales, período en el cual el Cliente puede solicitar la exportación de sus datos a través de soporte. Transcurrido dicho período, SONATA procederá a la eliminación segura de los datos conforme al Acuerdo de Procesamiento de Datos.

13. Modificaciones a los Términos

SONATA se reserva el derecho de modificar estos Términos en cualquier momento. Las modificaciones relevantes serán notificadas al administrador de cuenta del Cliente por correo electrónico con al menos 30 días de anticipación a su entrada en vigor.

Si el Cliente continúa utilizando el Servicio después de la fecha de entrada en vigor de las modificaciones, se entenderá que ha aceptado los nuevos términos. Si el Cliente no acepta las modificaciones, puede cancelar su suscripción antes de la fecha de entrada en vigor sin penalización.

14. Ley Aplicable y Jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Panamá, incluyendo, sin limitarse a:

• Ley N.° 51 de 2008, sobre comercio electrónico y documentos y firmas electrónicas.
• Ley N.° 81 de 2019, sobre protección de datos personales.
• Código de Comercio de la República de Panamá.
• Legislación fiscal aplicable de la DGI.

Cualquier controversia derivada de estos Términos que no pueda resolverse de forma amistosa entre las partes será sometida a la jurisdicción de los tribunales ordinarios competentes de la Ciudad de Panamá, República de Panamá, a la cual ambas partes se someten expresamente.

En caso de discrepancia entre una versión en otro idioma y la versión en español, prevalecerá la versión en español.

15. Contacto

Para cualquier consulta sobre estos Términos de Servicio, puede contactarnos a través de los siguientes medios:

Nos comprometemos a responder consultas de naturaleza legal en un plazo no mayor a 5 días hábiles.