Software de facturación
a aseguradoras para clínicas en Panamá

La participación del paciente, calculada por línea

Copago, coaseguro y deducible no se aplican al total: se aplican servicio por servicio, y en un orden que importa. SONATA lo resuelve con una sola fórmula en el servidor —la misma en cotización, factura y reclamo— así que el número que ve la caja es el mismo que se presenta a la aseguradora.

Sin fórmula única, el copago que calcula el mostrador y el que calcula quien arma el reclamo terminan distintos, y la diferencia aparece semanas después como un reclamo objetado. Aquí hay una sola.

El deducible se acumula de verdad, no se estima

El deducible es anual y por póliza, así que solo sirve si el sistema lleva la cuenta. SONATA registra cada consumo en un libro de acumulados por póliza: qué se consumió, en qué atención y cuánto queda, con el período contado desde el aniversario de la póliza, no desde enero.

• Consumo y liberaciónAnular una factura devuelve lo consumido; la historia no se borra, se compensa. Nunca queda un deducible fantasma por un documento anulado.
• Deducible del plan, con excepción por pólizaEl monto lo define el plan, y una póliza negociada distinta puede llevar el suyo propio sin tocar al resto.
• Sincronizable con el portal de la aseguradoraEl acumulado del portal suma lo consumido en TODOS los proveedores, no solo en tu clínica. Con un botón registras la diferencia como ajuste y tu cuenta vuelve a coincidir con la de la aseguradora.

Las tarifas de tu convenio, no el precio de la lista

Lo que se le cobra a una aseguradora es lo pactado con ella, y casi nunca es tu precio de mostrador. Cada compañía se configura con su propio pliego, y hay más de una forma de cargarlo según cómo esté escrito tu convenio.

• Tarifa por producto o servicioEl precio pactado, con vigencia por fecha: una atención retroactiva se cobra a la tarifa que regía el día del servicio, no a la de hoy.
• Descuento por categoríaUn porcentaje sobre toda una categoría, con herencia a las subcategorías, para no cargar mil tarifas producto por producto.
• Precedencia claraTarifa del convenio → descuento por categoría → lista de precios → precio base. Sin ambigüedad sobre cuál manda.
• Sin cobertura, precio regularLa tarifa del convenio rige lo que la póliza cubre. Lo que no cubre se cobra a precio normal — salvo que pactaras honrar la tarifa igual, que también se configura.

Lo que la póliza no cubre, separado desde el principio

Un reclamo objetado por un servicio que la póliza nunca cubrió es trabajo perdido dos veces: el de armarlo y el de volver a cobrarlo, ahora al paciente y semanas después. En vez de descubrirlo cuando la aseguradora lo rebota, se define por adelantado: por tipo de servicio y con lista blanca de productos concretos.

Lo que queda fuera se cobra al paciente en el momento, a precio regular, y ni siquiera entra al reclamo. En urgencias las líneas se particionan: lo no cubierto va aparte, fuera del coaseguro, y el inventario sale descargado en el documento correcto.

Del reclamo al cobro, con sus dos momentos

Cobrarle al paciente y cobrarle a la aseguradora ocurren en tiempos distintos, y una bandeja los separa. El reclamo se arma con la atención, se revisa, se cobra la participación del paciente y se factura a la compañía cuando toca.

• Contexto clínico en el reclamoFecha de atención, diagnóstico y número de autorización viajan en la observación de la factura a la aseguradora. Es lo primero que te piden y lo primero que se olvida.
• Reparto revisable a manoEl reclamo es documento de trabajo: si el analista de la aseguradora pactó otra cosa, el reparto se ajusta línea por línea antes de presentar.
• PDF y envío por WhatsAppEl reclamo sale en PDF y se puede mandar por WhatsApp desde el mismo sistema, sin descargarlo y volverlo a subir.
• Bitácora de cada movimientoQuién armó el reclamo, quién cambió el reparto y cuándo se presentó. Cuando la aseguradora objeta, la conversación se tiene con datos.

Urgencias: el modelo de dos documentos

La urgencia no se cobra como la consulta: la póliza define copago y coaseguro por visita, no por servicio. SONATA emite dos documentos —la factura del paciente por su participación de la visita y la factura a la aseguradora por los servicios con la deducción aplicada— y ambos se transmiten a la DGI.

Si la aseguradora exige número de preautorización, el reclamo de urgencia no se presenta sin él. Se puede armar y cobrar al paciente, pero no salir sin el dato que lo haría rebotar.

Cuánto te deben las aseguradoras

La parte cubierta no es efectivo: es una cuenta por cobrar con plazo. Cada convenio lleva sus propios días de crédito, y lo facturado queda a nombre de la aseguradora, separado de lo que deben los pacientes.

• Días de crédito por convenio30, 45 o 60 días según lo que pactaste con cada compañía, no un plazo único para todas.
• Cierre de caja con desglose por aseguradoraCuánto entró en efectivo y cuánto quedó facturado a cada compañía. Es el corte que hace falta para salir a reclamar.
• Contabilidad automáticaLa factura a la aseguradora genera su asiento contable como cualquier otra venta. Tu contador no recibe un anexo aparte.

El titular, el dependiente y quién paga

La póliza es del titular y cubre a sus dependientes, así que quien se atiende y quien responde por la cuenta no siempre son la misma persona. SONATA factura a quien corresponde según el convenio y mantiene al paciente ligado a lo suyo: su expediente, sus resultados de laboratorio y sus documentos clínicos.